EKAP’ta Doğrudan Temin İlanları: Tedarikçi Nasıl Teklif Verir?

EKAP’ta doğrudan temin teklifi vermek için önce EKAP’a gerçek veya tüzel kişi olarak kayıt olursunuz. Ardından EKAP’taki “Doğrudan Teminler” sayfasından size uygun alımı bulur ve alımın Doğrudan Temin Numarasını (DTN) not alırsınız. Son adımda EKAP’a giriş yapıp “e-Fiyat Tekliflerim” ekranında bu numarayla teklifinizi oluşturur ve son teklif tarih ve saatinden önce gönderirsiniz; aşağıdaki adımlar Kamu İhale Kurumu’nun (KİK) kılavuzlarına dayanır.

Doğrudan temin nedir, EKAP’ta neler değişti?

Doğrudan temin, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22. maddesi kapsamında yürütülen bir alım yöntemidir. İhale usullerinden farklı olarak idare, kanunda sayılan hallerde ihtiyacını fiyat teklifi alarak karşılar. Doğrudan temin alımlarına ilişkin tebliğe göre teklifler iki şekilde alınabilir: EKAP üzerinden e-fiyat teklifi olarak ya da fiziki ortamda. Fiziki teklif alınan alımlarda da idare duyuruyu veya daveti EKAP üzerinden yapabilir.

Doğrudan temin için uygulanan parasal limitler her yıl güncellenir. Güncel limitler için Kamu İhale Kurumu‘nun duyurularına ve Resmî Gazete’ye bakın.

Duyuru ekranı ve kapsam

KİK, doğrudan temin duyurularını ve e-fiyat tekliflerini EKAP üzerinde ayrı bir ekranda topluyor. Bu ekran; teklifin EKAP üzerinden verilmesi, sonuçların EKAP’tan bildirilmesi ve ilk teklifler üzerinden eksiltme yapılması gibi imkânlar sunabiliyor. Ancak her idare her alımı bu ekrandan yürütmeyebilir; ekranı kullanan idareler ve sunulan özellikler zamanla değişebilir. Bu yüzden takip ettiğiniz kurumun alımlarını hangi kanaldan duyurduğunu kontrol edin ve güncel kapsam için KİK’in duyurularını izleyin.

Hazırlık: EKAP kaydı ve giriş

Tebliğe göre e-fiyat teklifi verebilmek için EKAP’a kayıtlı olmak zorunludur. Daha önce ihaleler için EKAP’a kaydolduysanız yeniden kayıt olmanız gerekmez. KİK’in sıkça sorulan sorular dokümanına göre kayıt sırasında e-imza veya e-onay seçeneklerinden birini kullanabilirsiniz. Aynı dokümana göre EKAP üzerinden e-fiyat teklifi gönderirken e-imza gerekmiyor.

Duyuru listesini ve alım detaylarını görmek için giriş yapmanıza gerek yoktur. Teklif vermek için ise üye olmanız ve sisteme giriş yapmanız gerekir. Kamu tedarik tarafında sık gördüğümüz bir durum, kaydın son teklif gününe bırakılmasıdır. Kaydı ve kullanıcı bilgilerinizi, takip etmek istediğiniz ilk alım çıkmadan önce tamamlayın.

Duyuruları bulmak ve okumak

Duyuru sayfası ve filtreler

KİK’in duyuru ekranı kılavuzuna göre duyuru sayfasına, EKAP ana sayfasının üst menüsünde yer alan “Doğrudan Teminler” seçeneğinden ulaşılır. Listede her satırda DTN, alımın adı, idarenin adı ve ili, kayıt tarihi ve alımın özelliklerini gösteren etiketler yer alır.

Ekran ve menü adları zamanla değişebilir; güncel adımlar için KİK’in kılavuzlarına bakın. Sol taraftaki filtrelerden tedarikçi için en işe yarayanlar şunlardır:

• Alım Türü: Örneğin yalnızca mal alımlarını listelemek için.
• Doğrudan Temin Durumu: Teklif verilebilecek alımlar için “Tekliflere Açık” seçilir.
• E-Fiyat Teklifi Alınacak mı?: EKAP üzerinden teklif verebileceğiniz alımları ayırır.
• Doğrudan Temin Yapan İdarenin İli: Hizmet verdiğiniz illere odaklanmanızı sağlar.
• OKAS Kodu: Ortak Kamu Alımları Sözlüğü kodlarıyla ürün grubunuza göre arama yapılır.
• Son Teklif Verme Tarihi ve İdare seçimi: Takviminizi ve hedef kurumlarınızı daraltır.

Üstteki serbest arama alanında kelimenin nerede aranacağını da seçebilirsiniz: alımın adı, duyuru metni, yüklenen belgeler veya birim fiyat teklif cetveli gibi. Bir şeyi unutmayın: idare duyuru yerine yalnızca davet yöntemini seçtiyse alım bu sayfada listelenmez. Davet edildiğiniz alımların DTN bilgisini, EKAP’a giriş yaptıktan sonra sağ üstteki zil simgesinden açılan “Bildirimler” sayfasında görürsünüz.

Alımın talebini okumak

Listeden bir alıma tıkladığınızda “Doğrudan Temin Duyuru Detay” ekranı açılır. Bu ekran üç sekmeden oluşur:

• Doğrudan Temin Bilgileri: DTN, alımın adı, idare, tür, kapsam ve madde bilgisi; son teklif tarih ve saati; varsa e-eksiltme tarihleri; OKAS branş kodları ve iletişim bilgileri.
• Duyuru Bilgileri: Teklif verme yeri ve zamanını içeren duyuru metni ile sonuçlanan alımlarda sonuç duyurusu.
• Alım Bilgileri: Sonuç yayımlandıktan sonra açılır; kalem ve sözleşme bilgilerini gösterir.

Okurken şunlara dikkat edin: teklifin e-fiyat olarak mı yoksa fiziki olarak mı alınacağı, alımın kısımlara bölünüp bölünmediği, yabancı para birimiyle teklif kabul edilip edilmediği, e-eksiltme yapılıp yapılmayacağı ve idarenin kriter veya belge isteyip istemediği. KİK’in sıkça sorulan sorular dokümanına göre duyuru ile son teklif saati arasında en az yirmi dört saat bulunur. Bu süre kısa olabileceğinden okuma işini hızlı yapmanız gerekir.

Teklifi hazırlamak ve göndermek

KİK’in e-fiyat teklifi kılavuzuna göre giriş yaptıktan sonra sol taraftaki “Doğrudan Temin” menüsünde “Doğrudan Temin Duyurusu”, “e-Fiyat Tekliflerim”, “E-Eksiltme İşlemleri” ve “Sonuç Raporları” sayfaları yer alır. Teklif akışı şöyledir:

1. “e-Fiyat Tekliflerim” sayfasında “Teklif Ver” düğmesine basın ve alımın DTN’sini girin.
2. Tek başınıza teklif verecekseniz “Gerçek/Tüzel Kişi ile Devam Et”, ortaklıkla verecekseniz “Adi Ortaklık ile Devam Et” seçeneğini kullanın. Adi ortaklıkta bütün ortakların EKAP’a kayıtlı olması ve teklifi onaylaması gerekir.
3. İhtiyaç listesindeki kalemler için birim fiyat girin. Kalem toplamlarını, kısım toplamlarını ve teklif toplamını sistem hesaplar. Kısımlı alımlarda yalnızca teklif vereceğiniz kısımları işaretlersiniz.
4. Kalem sayısı fazlaysa “Excel İndir” ile şablonu indirin, doldurun ve “Excelden Yükle” ile geri yükleyin. Şablona satır veya sütun eklerseniz sistem dosyayı kabul etmez.
5. Mal alımlarında “Menşei” bilgisini de girin. İdare izin verdiyse yalnızca belirlediği para birimlerinden birini seçebilirsiniz.
6. “Teklif Gönder” düğmesine basın. Ortaklık yoksa teklifin durumu “Gönderildi” olur.

Bir alım ya da kısım için yalnızca bir teklif verebilirsiniz. Son teklif tarih ve saatine kadar teklifinizi “Geri Çek” ile geri alabilir, güncelleyip yeniden gönderebilirsiniz. Taslak olarak kaydedip göndermediğiniz teklifler için sistem, son teklif saatinden yirmi dört saat önce hatırlatma bildirimi gönderir. Fiyat alanları veri tabanında şifreli tutulur ve idare bunları ancak son teklif saatinden sonra görebilir.

Teklif verdikten sonra

İdare e-eksiltme öngördüyse eksiltme, son teklif saatinde kendiliğinden başlar ve “E-Eksiltme İşlemleri” sayfasından yürütülür. KİK’e göre bu süre en fazla kırk sekiz saattir. Eksiltme ekranında kalan süreyi, en düşük güncel teklifi ve kendi sıranızı görürsünüz. Daha önce verdiğiniz birim fiyattan yüksek bir fiyat giremezsiniz ve eksiltme süresince verdiğiniz teklifi geri çekemezsiniz.

İdare kriter veya belge istediyse bunları teklifle birlikte göndermezsiniz. Son teklif saatinden sonra, eksiltme varsa eksiltme bittikten sonra, idare bunları EKAP üzerinden ister ve siz de EKAP üzerinden iletirsiniz. Alımın ilerleyişini duyuru sayfasındaki durumlardan izleyebilirsiniz: “Teklifler Değerlendiriliyor”, “Sonuç Bilgileri Gönderildi”, “Sonuç Yayımlanmış” gibi. Sonuçlar teklif verenlere EKAP üzerinden de bildirilebiliyor.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır. Usuller ve ekranlar zamanla değişebilir. Bağlayıcı olan, KİK’in güncel kılavuzları ve her alımın kendi duyurusu ile dokümanlarıdır. Sorun yaşarsanız KİK’in kılavuzlarında belirtilen EKAP Etkileşim Merkezi’ne başvurabilirsiniz.

Günlük ve haftalık takip rutini

Duyuru ile son teklif saati arasındaki süre kısa olabildiği için düzenli bir takip alışkanlığı fark yaratır:

• Her gün: “Doğrudan Teminler” sayfasında “Tekliflere Açık” durumunu, OKAS kodlarınızı ve illerinizi içeren filtreyle arama yapın. EKAP’taki zil simgesinden davetleri ve bildirimleri kontrol edin.
• Her gün: “e-Fiyat Tekliflerim” sayfasında taslakta kalmış tekliflerinizi gözden geçirin.
• Her hafta: Sonuçlanan alımların “Sonuç Duyurusu” ve “Alım Bilgileri” sekmelerini inceleyerek kendi ürün grubunuzdaki talepleri izleyin.
• Her hafta: KİK duyurularına bakarak uygulamada ve kılavuzlarda değişiklik olup olmadığını kontrol edin.

Kısaca

EKAP’ta doğrudan temin teklifi vermek üç işe dayanır: kaydınızın hazır olması, doğru filtrelerle duyuruları her gün izlemeniz ve teklifinizi son saate bırakmadan göndermeniz. Ekranlar ve kapsam zamanla değişebileceği için KİK duyurularını takip etmeyi rutininize ekleyin. Kamu kurumlarına ve belediyelere mal tedariki tarafında neler yaptığımızı merak ediyorsanız Tuvti Kamu Tedarik sayfamıza göz atabilirsiniz.